Wie man interne Infos und Meetings um das 10fache beschleunigt? 

hotelkit_ToolsKreisgrafik_webFax war vorgestern. eMail kommt auch in die Tage. Und SMS oder WhatsApp sind idR unübersichtlich, irritierend und kaum nachvollziehbar. Vor allen Dingen, wenn es um effektive und schnelle interne Kommunikation zwischen den Bereichen oder den Mitarbeiter/innen in einer Firma geht.

Warum?

Herkömmliche Kommunikationsmittel sind sehr oft langwierige Ping-Pong-Spiele, die stets ein Abwarten auf Antwort oder einen Wiederholungsanruf verursachen und somit Trägheit und Kosten erzeugen. Auch Mitarbeitereinschulungen – oft in Form von wochenlangem „Erfahrung sammeln“ – sind aufwändig und mitunter nervig. Diese Probleme und deren Aufwände können sehr schnell und bis zum 10-fachen reduziert werden.

Wie?

Mit einem social-Intranet, das ähnlich aufgebaut ist  wie Facebook & Wikipedia, jedoch mit zusätzlichen Features, die für eine zielorientierte Führung unumgänglich sind.

Screen-Idee-Toscana_01

Was haben Tourmismusbetriebe, Sportschulen oder Veranstalter, Geschäfte, Medizin- und Reha-Unternehmen, Vertriebsmannschaften, Servicemitarbeiter, Dienstleister, Handwerker oder Bau- und Baunebengewerbe gemeinsam?

Die Mitarbeiter sind meistens dezentral tätig  und nicht stets mit dem ganzen Team – vom Chef bis zum Abteilungsleiter oder den Kollegen – im direkten Kontakt.  Das bedeutet, dass in der Regel die Informationen wie Termine, Erfahrungsaustausch, Check- und To-do-Listen, prompt zu Erledigendes oder auch Ideen und News nur langsam weitergegeben werden und mangelhaft kontrolliert werden können. Hocheffektive Teams sind aber auf  schnelle Informationen angewiesen, um zügig und stresslos(er) arbeiten zu können, wenn professionelle Leistungen geboten werden müssen.

Weil die schnelle Kommunikation in Teams und die Optimierung von Prozessen im Rahmen unserer Dienstleistungs-Beratung eine zentrale Rolle einnimmt, haben wir vier verschiedene Programme getestet und ein geeignetes Programm gefunden, das die wichtigsten Funktionen anbietet, so unkompliziert wie SMS-schreiben ist und über ein sympathisches look & feel verfügt.

Die wichtigsten Funktionen sind Übergaben bzw. Nachrichten – insbesonders bei Dienstwechsel, NewsIdeen (für Brainstorms, mit Umfragetool) Aufgaben und interne Reparaturaufträge, das Handbuch für die wichtigsten Prozesse, Erfahrungspool und als Grundlage effektiver Einschulungen für Mitarbeiter und Kalender.

Alle Postings können an bestimmt Bereiche oder Personen über PC, Tablet oder über die APP an das Handy und zusätzilch über eine Pushnachricht gesendet werden. Sendung und Feedback, z.B. dass Job erledigt wurde, in Real-time eben!

Alle können überall und schnell wichtige Infos erhalten und reagieren!

Die innovative Software bzw. die APP dazu firmiert unter hotelkit, medikit, destikit bzw. teamkit – für branchenübergreifende Anwendung – und hat ihren Firmensitz in Salzburg. Mittlerweile sind es bereits über 300 Firmen, die diese „Kits“ verwenden. Und wir freuen uns, dass wir das Tool in Partnerschaft mit den Salzburger Innovatoren – rund um Marius Donhauser – unverbindlich empfehlen dürfen.

Richtig effektiv wird das Tool, wenn auch die richtigen Inhalte darin dokumentiert werden und das Team oder die Bereichs- bzw. Abteilungsleiter dieses Werkzeug nicht mehr missen möchten, wie wir aus zahlreichen Anwendermeldungen erfahren durften. Auf Wunsch unterstützen wir den Aufbau und schaffen in kurzer Zeit einen guten Start, nach dem professionelle Teams das Tool bereits produktiv verwenden können.

TIPP:

Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team schnell und kontrolliert informiert wird, „automatische“ Feedbacks gesendet werden, folglich zügig gearbeitet werden kann und kein Kommunikationsaufwand betrieben wird, der aufgrund der aktuellen Technik „über Nacht“ um das 10fache verringert werden kann.

Sammeln Sie systematisch die Erfahrungen und die besten Arbeitsabläufe, dokumentieren Sie diese so, dass sie von allen Betroffenen im Team überall abrufbar sind. Alles andere verursacht idR großen Aufwand, Stress und unzulängliche Leistungen.

Weiterführender Artikel
Drei Punkte, die Ihrem Team zu Spitzenleistungen verhelfen.